電子ファイリングとは

常に増加し続ける「紙書類」。保管スペースや劣化などをはじめ、目的の書類を探すのも一苦労です。
電子ファイルは、データ化したファイルを分野ごとに保管し、検索などの効率化や耐久性を高めることを目的としています。



導入フロー


具体的な効果
保管場所の縮小…スペースセービング
書類や図面をスキャニングして、電子化することによって書類の場合には、約10,000枚の書類をCD-ROM1枚(約640MB)に保存できます。 図面の場合でもA1サイズの図面約2,000枚を保存できます。
資料探しの時間短縮…タイムセービング
書類の山から、該当の書類をすばやく検索するのも、ペーパーレス行政のメリットです。 思いつくキーワードで、必要な情報を表示できます。
保管費用の削減…マネーセービング
資料や図面の保管には、人手と場所に多くのコストがかかります。ペーパーレス化はこれらのコスト削減につながるばかりでなく、情報の共有化も実現できます。
原本資料の保存状態維持…劣化防止
重要な資料や古い資料など、現物をあまり公開できない資料でも、デジタルデータに変換することによって、現物を傷めたり劣化させることなく、情報の公開・共有化が図れます。


電子ファイリングのデメリット


1.パソコンがないと管理できない。
2.パソコンを使える人がいないと管理できない。
3.目視での確認が困難。
4.データーベースがない場合、膨大なファイルの中から1ファイルを探し出すことが困難。
5.複雑すぎるデーターベースを構築してしまうと検索しにくい場合がある。
6.パソコンはトラブルを起こしやすく、システムは常に正しく動くものとは限らない。
7.セキュリティーの問題。(コンピューターウィルスや停電、落雷など) 紙は多機能であり、年齢性別問わず、扱いやすく汎用性に優れた媒体である。
(デジタル化は万能ではない。持ち歩くならパソコンより手帳と鉛筆のほうが軽くて丈夫。)



CALS/ES 国土交通省


国土交通省がCALS/ECの一環として掲げる「電子納品要領(案)に準じたデータを作成致します。 既に2004年の4月から、すべての直轄工事が「電子納品」に成っています。 ところが、電子成果品は工事毎に内容が異なりますので、先ず機材やソフトを準備し、次に膨大な書類や写真・図面のデータ化の作業を要します。 そのような時、弊社は御社の経費負担を軽減し、作業のお手伝いを致します。


電子納品の流れ

電子納品の流れ

more
CAD(図面)出力データ出力電子ファイリングCALS/ES
コピーサービス各種製本ラミネート